สร้างกิจกรรม การเชิญ ไฟล์แนบ และการพิมพ์ปฏิทิน ทำอย่างไร 0 0

มุมมองปฏิทิน

ลงชื่อเข้าใช้งานปฏิทิน Google จะแสดงหน้าปฏิทินแบบรายอาทิตย์

ในการเปลี่ยนมุมมอง เลือกการแสดงเป็น วัน, อาทิตย์, เดือน, 4 วัน จากแถบเลือกรูปแบบการแสดงปฏิทินที่มุมบนด้านขวา

การสร้างกิจกรรมนัดหมาย

คุณสามารถสร้างกิจกรรมนัดหมายโดยการกดปุ่ม สร้าง (Create) หรือการกดที่บริเวณปฏิทิน

1. เปิดโปรแกรมปฏิทิน

2. เลือกการสร้างนัดหมายวิธีใดวิธีหนึ่ง คือ

วิธีที่ 1: ที่มุมบนซ้าย คลิกปุ่ม สร้าง (Create) เพื่อเปิดหน้ารายละเอียดนัดหมาย

วิธีที่ 2: หรือคลิกที่บริเวณใดๆ บนหน้าปฏิทินเพื่อสร้างกิจกรรม 1 ชั่วโมง หรือคลิกแล้วลาก สำหรับการสร้างกิจกรรม ที่นานกวา่ 1 ชั่วโมง จากนั้นใส่ชื่อเหตุการณ์ จากนั้นกดปุ่ม สร้างกิจกรรม (Create event)

กดปุ่ม สร้างกิจกรรม (Create event) เพื่อสร้างนัดหมายทันที หรือคลิกเลือก แก้ไขกิจกรรม (Edit event) เพื่อ เปิดเข้าสู้หน้าการกำหนดรายละเอียดกิจกรรม

3. ใส่รายละเอียดกิจกรรม เช่น สถานที่ เวลาเกิดซ้ำ ผู้ร่วมกิจกรรม การแจ้งเตือน

4. กดปุ่ม บันทึก (Save)

แก้ไขรายละเอียดกิจกรรมในภายหลัง

ในกรณีที่ต้องการแก้ไขรายละเอียดกิจกรรมที่ได้สร้างไว้ก่อนแล้ว หรือเพิ่มเติมรายละเอียดสำหรับการสร้างกิจกรรมแบบรวดเร็ว ให้ คลิกที่ชื่อเหตุการณ์ของกิจกรรมในปฏิทิน

หมายเหตุ: เมื่อเสร็จสิ้นการแก้ไขรายละเอียดกิจกรรม คลิกปุ่ม บันทึก ที่ด้านบนของหน้ารายละเอียดกิจกรรม

การเชิญแขก หรือผู้เข้าร่วมประชุม

1. เปิดเข้าไปในหน้ารายละเอียดกิจกรรม (คลิกที่ชื่อเหตุการณ์บนปฏิทิน)

2. ในส่วนของ เพิ่มผู้เข้าร่วม (Add guests) ที่ด้านขวาของหน้าจอ ใส่อีเมล์ของผู้เข้าร่วมกิจกรรม จากนั้นกดปุ่ม เพิ่ม (Add)

3. หากต้องการเพิ่มรายชื่อ ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2

ข้อควรระวัง:

• ในกรณีที่ผู้ดูแลระบบมีการสร้าง Google Groups ให้เป็น mailing lists คุณสามารถเพิ่มชื่อกรุปในช่องผู้เข้าร่วมหรือ สามารถใช้กลุ่มรายชื่อผู้ติดต่อที่คุณสร้างเองก็ได้
• หากคุณใช้การ copy และ paste รายชื่อผู้เข้าร่วมจากแหล่งอื่นๆ เช่นจาก Docs กรุณาตรวจให้แน่ใจว่าแต่ละชื่อมี การแบ่งด้วยเครื่องหมายลูกน้ำ(,)

4. นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดได้ว่า ต้องการให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมแก้ไขกิจกรรมได้หรือไม่ หรือสามารถเชิญบุคคลอื่น อีกได้หรือไม่ รวมทั้งดูรายชื่อผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้หรือไม่ด้วย

5. ระบุรายละเอียดอื่นๆ ในหน้ารายละเอียดกิจกรรม

6. กดปุ่ม บันทึก (Save)                                                                                                                                                                ปฏิทินของ Google จะถามว่าต้องการจะให้ส่งคำเชิญไปหาผู้เข้าร่วมหรือไม่โดยที่ผู้เข้าร่วมจะสามารถตอบกลับได้ว่า จะมาเข้าร่วมตามนัดหมายด้วยหรือไม่

ทิป: หากต้องการตรวจสอบว่าในช่วงเวลานัดหมาย ผู้เข้าร่วมจะว่างหรือไม่ให้เลือก ค้นหาเวลา ระบบจะแสดงรายชื่อ ผู้เข้าร่วมและ      กิจกรรมของแต่ละคน ซึ่งสามารถปรับเวลานัดหมายให้เหมาะสมโดยเลื่อนแถบสีฟ้าไปยังเวลาใหม่

ในการปรับเปลี่ยนเวลา สามารถคลิกและลากพื้นที่สีฟ้าไปยังเวลาใหม่ที่เหมาะสมสำหรับทุกคน คุณอาจต้องใช้การ กำหนดเวลาจากกล่องเลือกเวลาที่ด้านบน

การจองห้องประชุมหรืออุปกรณ์อื่นๆ สำหรับการนัดหมาย

1. ในหน้ารายละเอียดกิจกรรม

2. เลือกหัวข้อ เพิ่ม: ห้อง ฯลฯ

3. เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง

วิธีที่ 1: พิมพ์ชื่อห้องประชุมหรือชื่ออุปกรณ์ ระบบจะแสดงรายชื่อห้องและอุปกรณ์ที่ตรงกับชื่อที่พิมพ์

จากตัวอย่าง เริ่มพิมพ์คำว่า ca ระบบแสดงรายชื่อ 2 ชื่อ Acadia และ Bryce Canyon.

วิธีที่ 2: เลือกจากลิสต์แสดงรายชื่อห้องและอุปกรณ์ที่คุณสามารถเลือกใช้ได้

4. คลิกเลือกห้องหรืออุปกรณ์ที่ต้องการใช้งานระหว่างการประชุม

5. ในการจองห้องหรืออุปกรณ์โดยการกดปุ่ม เพิ่ม (Add) (ด้านซ้ายของชื่อห้องหรืออุปกรณ์) หากไม่ปรากฏรายชื่อห้อง หรืออุปกรณ์ แสดงว่าในช่วงเวลาดังกล่าว มีคนอื่นจองไว้ก่อนล่วงหน้าแล้ว

6. เมื่อเพิ่มรายละเอียดกิจกรรมแล้ว กดปุ่ม บันทึก (Save)

หมายเหตุ: รายชื่อห้องประชุมหรืออุปกรณ์อื่นๆ จะถูกสร้างเตรียมไว้ให้โดยผู้ดูแลระบบเท่านั้น

ตั้งค่าการแจ้งเตือนนัดหมาย

1. เปิดหน้ารายละเอียดกิจกรรม

2. ในส่วนของ การเตือน เลือกประเภทของการเตือน (ป๊อปอัพ, อีเมล์, หรือ SMS) และเลือกเวลาที่ต้องการให้แจ้งเตือน

3. หากต้องการเพิ่มวิธีหรือเวลาการแจ้งเตือน เลือก เพิ่มการเตือนความจำ(Add a reminder)

4. กดปุ่ม บันทึก (Save)

การตั้งค่าเหตุการณ์เกิดซ้ำ

1. เปิดหน้ารายละเอียดกิจกรรม

2. คลิกที่ตัวเลือก เกิดซ้ำ (Repeat…)

3. ในหน้าต่าง เกิดซ้ำ เลือกรายละเอียดของการเกิดซ้ำ

4. ขึ้นอยู่กับตัวเลือกของการเกิดซ้ำ  ให้ระบุรายละเอียดเพิ่มสำหรับการเกิดซ้ำ

5. จบการเปลี่ยนแปลง กด บันทึก (Done)

แนบไฟล์ในคำเชิญนัดหมาย

ในการแนบไฟล์ในการนัดหมาย

1. เปิดหน้ารายละเอียดกิจกรรม

2. ในส่วนของ ไฟล์แนบ (Attachment) เลือก เพิ่มไฟล์แนบ (Add attachment)

3. เลือกไฟล์ที่ต้องการแนบจาก Google Drive ของคุณ จากนั้นกดปุ่ม เลือก (Select)

4. หรือหากต้องการเพิ่มไฟล์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เลือก อัปโหลด (Upload) จากนั้นเลือกไฟล์ที่ต้องการ แนบ อาจใช้วิธี ลากแล้ววาง ก็ได้

5. ตรวจสอบเอกสารแนบ จากตัวอย่างเป็นการแนบเอกสาร Google Docs และไฟล์ MS Word

6. หลังจากเพิ่มเติมเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม บันทึก (Save)

การพิมพ์ปฏิทิน

1. ให้แน่ใจว่าหน้าปฏิทินแสดงปฏิทินที่คุณต้องการพิมพ์ หากปฏิทินที่คุณต้องการพิมพ์ไม่แสดงให้คลิกที่ชื่อปฏิทินซ้ำ หรือคลิกปฏิทินที่คุณไม่ต้องการพิมพ์ออก

2. บริเวณด้านบน เลือกรูปแบบการแสดงปฏิทินเป็น วัน, อาทิตย์, เดือน หรือ 4 วัน

3. คลิกปุ่มเครื่องพิมพ์ จะแสดงหน้าก่อนพิมพ์ สามารถเลือกขนาดตัวอักษร ทิศทางการพิมพ์ และอื่นๆ

4. เมื่อเลือกรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม พิมพ์ (Print)