ตั้งค่า Lists สำหรับ ส่ง Email ไปยัง Email Account ภายใน List ที่สร้างขึ้น ทำอย่างไร 0 0

Cloud Email Hosting เป็นการให้บริการ Mail Hosting ที่มีประสิทธิภาพสูง สามารถสร้าง List Email เพื่อช่วยในการส่ง Mail ทีละหลาย ๆ Account เพื่อส่งข่าวสารให้แก่พนักงานภายในองค์กร เช่น ถ้ามีพนักงานอยู่ 100 คน
แล้วต้องการส่ง Email หาพนักงานเพื่อแจ้งข่าว ทั้ง 100 คน เป็นการยากที่จะต้องทยอยส่ง Email ทีละคน หรือ ยากที่จะต้อง Add Email Account ทั้ง 100 คนเพื่อส่งแต่ละครั้ง เป็นต้น

ระบบ Mailing List จึงเข้ามาช่วยในการส่ง Email ลักษณะนี้ โดย สร้าง ชื่อ Email กลาง ขึ้นมา 1 ชื่อ เช่น alluser@yourname.com หรือ manager@yourname.com เป็นต้น แล้วส่งเข้าที่ Email กลางนี้ ระบบก็จะ กระจายส่ง Email ตาม Email Account ที่เป็นสมาชิกใน Email กลางนี้ ซึ่งสามารถดำเนินการได้ดังนี้

หมายเหตุ Mailing List กับ Group Mail จะต่างกัน คือ Mailing List สามารถ เพิ่ม Email Account ภายนอกที่ไม่ได้อยู่ในองค์กร ได้ ส่วน Group Mail จะเป็น Email ที่อยู่ภายในองค์กรเท่านั้น และไม่สามารถตั้งเงื่อนไข ต่าง ๆ ได้

1. Login เข้า Cloud Mail Web Admin
2. ไปทีเมนู Lists เลือกที่ Add New

3. ป้อนรายละเอียด ดังนี้

• 3.1 Status สถานะ Mailing List ถ้าเลือก จะเปิดการใช้งาน
• 3.2 List Name ชื่อ Mailing List เช่น List สำหรับ Sale อาจตั้งเป็น sale เมื่อมีการส่ง Mail ไปที่ sale@yourdomain.com ระบบ จะส่งไปยัง Email Account ที่เป็นสมาชิกของ List sale
• 3.3 Description ใส่รายละเอียดของ List เช่น Group of Sale
• 3.4 List Type ประเภทของ List

– Moderators กรณีเลือก Moderators คือจะมีการตรวจสอบว่า ผู้ส่ง (Email Sender) เป็น Email Account ที่กำหนดไว้ เป็น Moderators หรือไม่ ถ้าใช่ระบบจะส่ง Email ไปยังสมาชิกใน List ถ้าไม่ใช่ระบบจะส่งให้ Moderators ตรวจสอบ

– Unmoderated List (Default) เมื่อมีการส่งหา List Name ระบบจะกระจายส่ง Email ไปยัง Email Account ที่เป็นสมาชิกใน List Name นั้นทันที

• 3.5 Moderator ต้องเลือก Email Account ที่จะเป็น Moderator ของ List Name นั้น โดยการกดปุ่ม Change และ พิมพ์ชื่อ Email Account ภายในองค์กร ที่เป็น Moderators

• 3.6 Default external address ระบุ Email Account ที่จะเป็น Account ในการส่งออก ซึ่งจะต้องเป็น Email Account ที่ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นแล้ว Email Account นี้จะไม่มี Inbox ไม่สามารถรับ Email ได้
• 3.7 Members เพิ่ม Email Account ภายในองค์กร ที่เป็นสมาชิกของ List
• 3.8 Alternate external address เพิ่ม Email Account ภายนอกองค์กร เช่น @gmail.com,@hotmail.com ที่เป็นสมาชิกของ List

4. Advance การตั้งค่าเพิ่มเติม มีรายละเอียด ดังนี้

• 4.1 Posting Permissions การอนุญาต ในการส่ง Mail มาที่ List – Anyone can post on this list คือ Email 

– Account ใดก็ได้สามารถส่งมาที่ List นี้
– Only Subscribers can post to this list คือ Email Account ภายใน List เท่านั้นที่จะสามารถส่งมาที่ List นี้ ได้
– Posting to this list requires a password คือ การใช้ password ป้องกันการส่ง Email มาที่ List เพื่อกระจายส่ง Email ออกไปหาสมาชิก ผู้ที่ส่งต้องทราบ password ถึงจะส่งเข้ามาที่ List ได้ รูปแบบในการส่ง จะมี [: yourpass :] ต่อท้าย Subject

• 4.2 Reply Options

– Subscribers reply to the list คือ เมื่อมีการ Reply กลับ Mail จะถูกส่งไปยังสมาชิกใน List
– Subscribers reply to the posters address เมื่อมีการ Reply กลับ Mail จะถูกส่งไปยัง Email account ที่ Sent มายัง List
– Subscribers reply to the moderators address เมื่อมีการ Reply จะถูกส่งไปยัง Moderators Address

• 4.3 Subscriptions Permission

– Anyone can subscribe to this list via email กรณีต้องการอนุญาตให้ บุคคลทั่วไปสามารถส่ง Email ที่มี Subject ‘subscribe’ มายัง List Email Account นี้จะถูกเพิ่มเข้าไปใน List อัตโนมัติ
– E-mail subscriptions are not permitted for this list ไม่อนุญาติให้มีการเพิ่มสมาชิกใน List โดยอัตโนมัติ การเพิ่มจะทำได้โดยผ่าน Mail Admin

• 4.4 List Subject Prefix

– Subject is prefixed with the name of the list จะมีการกำหนด ชื่อ List ใน Subject E-mail อัตโนมัติ เช่น ส่งเข้า List ที่ชื่อว่า Sale ใน Subject ที่ถูกส่งไปยัง Email สมาชิก จะแสดงเป็น [Sale] ทดสอบ Mail
– Subject is not altered ไม่มีการเปลี่ยนแปลง Subject
– Subject should have the following prefix กำหนดรูปแบบ Prefix ของ Subject เอง

• 4.5 List Tracking กำหนดเพื่อตรวจสอบและติดตามผลการส่ง Email ของ List ซึ่งจะเข้าดูได้จากเมนู List Tracking